1. اهداف و اولویت‌های واضح تعیین کنید: اهداف مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان (SMART) را برای تمرکز تلاش‌ها و جلوگیری از حواس‌پرتی ایجاد کنید. اهداف خود را بنویسید و آنها را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید.
2. برنامه ای ایجاد کنید: روز، هفته یا ماه خود را از قبل برنامه ریزی کنید تا مطمئن شوید که زمان کافی برای همه وظایف خود دارید و از تعهد بیش از حد خودداری کنید. بلوک های زمانی خاصی را برای کار متمرکز و استراحت تنظیم کنید.
3. چندوظیفه ای را به حداقل برسانید: تحقیقات نشان می دهد که انجام چند کار می تواند بهره وری را کاهش دهد و استرس را افزایش دهد. در عوض، هر بار روی یک کار تمرکز کنید و توجه خود را به آن معطوف کنید.
4. حواس‌پرتی‌ها را حذف کنید: عواملی مانند رسانه‌های اجتماعی، ایمیل، اعلان‌های تلفنی و جلساتی که ضروری نیستند را شناسایی و حذف یا به حداقل برسانید. از ابزارهایی مانند مسدودکننده‌های وب‌سایت یا برنامه‌های تلفن برای کمک به تمرکز شما استفاده کنید.
5. ذهن‌آگاهی را تمرین کنید: تمرین‌های ذهن‌آگاهی مانند مدیتیشن و تنفس عمیق می‌تواند به شما کمک کند در حال حاضر و تمرکز بر روی کار در دست اقدام باشید. تمرین منظم ذهن آگاهی همچنین می تواند استرس را کاهش دهد و بهزیستی کلی را بهبود بخشد.
6. وقفه بگیرید: برای شارژ مجدد و جلوگیری از فرسودگی به طور منظم استراحت کنید. از استراحت های خود برای شرکت در فعالیت هایی استفاده کنید که ذهن و بدن شما را تغذیه می کند، مانند ورزش، مطالعه یا گذراندن وقت با عزیزان.
7. استفاده از فهرست کار: فهرستی در حال اجرا از کارهایی که برای تکمیل آن نیاز دارید داشته باشید و آنها را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید. برای حفظ انگیزه و ردیابی پیشرفت خود، هنگام تکمیل وظایف، آنها را کنار بزنید.
8. جلوگیری از به تعویق انداختن کارها: به تعویق انداختن کار می‌تواند عامل اصلی کاهش بهره‌وری باشد. دلایل اهمال کاری خود را شناسایی کنید و به آنها رسیدگی کنید. از تکنیک‌هایی مانند تکنیک پومودورو استفاده کنید، که شامل کار کردن در فواصل ۲۵ دقیقه‌ای متمرکز و سپس یک استراحت ۵ دقیقه‌ای است.
9. سازماندهی بمانید: فضای کاری خود را منظم و بدون درهم ریختگی نگه دارید. از ابزارهایی مانند پوشه‌های فایل، نوت‌بوک‌ها و برنامه‌ها استفاده کنید تا به شما کمک کنند سازماندهی شده و در مسیر خود بمانید.
10. نه گفتن را بیاموزید: با به عهده گرفتن وظایف یا مسئولیت های بیش از حد خود را متعهد نکنید. یاد بگیرید به درخواست هایی که با اهداف یا ارزش های شما همسو نیستند، نه بگویید.
11. مرزها را تعیین کنید: برای محافظت از زمان و انرژی خود، با دیگران مرزبندی کنید. در دسترس بودن و انتظارات خود را به وضوح برای جلوگیری از سوء تفاهم و درگیری به اشتراک بگذارید.
12. بازبینی و تنظیم: به طور منظم پیشرفت خود را بررسی کنید و رویکرد خود را در صورت نیاز تنظیم کنید. موفقیت های خود را جشن بگیرید و زمینه های بهبود را شناسایی کنید تا تمرکز و انگیزه خود را حفظ کنید.

20 نکته برای جلوگیری از پرت شدن حواس هنگام تلاش برای انجام کارها

1. از یک تایمر برای ردیابی مدت زمانی که برای کارها صرف می‌کنید و شناسایی زمینه‌های بهبود استفاده کنید.
2. یک فضای کاری آرام برای به حداقل رساندن حواس پرتی ایجاد کنید.
3. از یک برنامه مدیریت کار برای پیگیری لیست کارها و ضرب الاجل های خود استفاده کنید.
4. کارهای خود را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید.
5. کارهای بزرگ را به تکه های کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید.
6. از نقشه ذهنی برای جمع آوری ایده ها و سازماندهی افکار خود استفاده کنید.
7. برای شارژ مجدد و جلوگیری از فرسودگی به طور منظم استراحت کنید.
8. چندوظیفه ای را حذف یا به حداقل برسانید.
9. اهداف و اولویت‌های روشن را تعیین کنید.
10. از یک برنامه برای برنامه ریزی روز، هفته یا ماه خود استفاده کنید.
11. بیاموزید به درخواست‌هایی که با اهداف یا ارزش‌های شما همخوانی ندارند، نه بگویید.
12. برای محافظت از زمان و انرژی خود با دیگران مرزبندی کنید.
13. از یک مسدود کننده وب سایت برای به حداقل رساندن حواس پرتی از رسانه های اجتماعی و سایر وب سایت های غیر ضروری استفاده کنید.
14. تکنیک های تمرکز حواس مانند مدیتیشن و تنفس عمیق را برای حضور و تمرکز خود تمرین کنید.
15. از یک برنامه ریز فیزیکی یا دفترچه یادداشت برای پیگیری وظایف و ضرب الاجل های خود استفاده کنید.
16. برای حفظ تمرکز و انگیزه، مراقب سلامت جسمی و روانی خود باشید.
17. از تایمر Pomodoro برای کار با فواصل زمانی متمرکز با وقفه های منظم استفاده کنید.
18. برای به حداقل رساندن حواس پرتی، شلوغی را از فضای کاری خود حذف کنید.
19. از یک برنامه ردیابی زمان برای نظارت بر میزان زمانی که برای کارها صرف می‌کنید و شناسایی مناطقی که برای بهبود هستند استفاده کنید.
20. به طور منظم پیشرفت خود را بررسی کنید و رویکرد خود را در صورت نیاز تنظیم کنید.

منابع : 

1. “انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس” نوشته دیوید آلن
2. «7 عادت افراد بسیار مؤثر» نوشته استفان کاوی